Mengapa Toko Bangunan / Material perlu komputerisasi (akuntansi)?

Kebanyakan toko bangunan atau toko material di Indonesia (skala mikro dan kecil) masih menggunakan pencatatan administrasi dan keuangan secara sederhana (dan manual).
Sebagian pengusaha di bidang ini sering kali hanya membuat laporan kas masuk dan kas keluar secara umum. Untuk
beberapa pengusaha mikro, memang yang paling utama yang harus ditangani dalam kesehariannya adalah masalah marketing (penjualan), artinya bagaimana caranya toko kita bisa terus melakukan dan meningkatkan penjualan setiap harinya.
Lain ceritanya dengan pengusaha skala kecil, biasanya masalah marketing sudah mulai tearatasi, sudah terjadi siklus penjualan yang bisa di harapkan kesinambungannya (Continuitas nya) sehingga kendala berikutnya adalah sulitnya melakukan kontrol barang dan piutang kepada para pelanggan, serta sulitnya mencari orang kepercayaan yang bisa ditunjuk sebagai pemegang kas (kasir).

Dari ketiga kendala ini saja sebenarnya sudah cukup merepotkan dalam mengatur Cash Flow (Arus Kas) , tapi biasanya dengan insting pengusaha yang mereka alami selama bertahun – tahun, para pengusaha tersebut tetap bisa mengatur sendiri cash flownya, meskipun tanpa mengetahui berapa keuntungan (laba) bersih yang diperoleh dan dengan tetap menerapkan metode “mengencangkan ikat pinggang”. Maka cash flow akan tetap bisa aman.
span style=”font-size:small;”>Tetapi pastinya cita-cita para pengusaha ingin usahanya tidak hanya berhenti sampai disini, pastinya mereka ingin mengembangkan usaha lebih maju lagi dengan memiliki banyak cabang sehingga akan lebih memperpanjang “titik aman” dalam usaha yang sedang dijalankan.
Oleh karena itu untuk mencapai hal itu, mereka berusaha untuk memecahkan masalah – masalah yang terjadi diatas.
Berikut adalah gambaran dari beberapa masalah yang terjadi saat usaha toko bangunan atau toko material sudah mencapai tingkat usaha kecil. (dalam arti masalah penjualan sudah bisa di atasi)

Masalah kontrol barang

Masalah kontrol barang ini merupakan masalah yang paling umum dan paling bisa membuat kerugian (atau memperkecil keuntungan) , karena rata-rata para pengusaha masih menggunakan metode physical (lihat artikel physical vs perpectual) , berikut beberapa masalah yang berhubungan dengan kontrol barang, mungkin Anda juga pernah mengalaminya pada usaha Anda.

1. salah taruh

biasanya masalah ini terjadi saat ada seorang pelanggan yang akan membeli sesuatu , akan tetapi barang tersebut di lihat (ditempatnya) tidak ada, akan tetapi selang beberapa saat kemudian, barang tersebut di ketemukan di tempat (rak) lain. Tentu saja hal ini akan merugikan bagi kita selaku pengusaha, barang yang seharusnya sudah laku akan tetapi jadi belum laku karena kesalahan kita sendiri.

Hal ini sebenarnya bisa di hindari dengan menerapkan pencatatan kartu stock barang (keluar masuk) yang di gantung pada rak tempat barang tersebut di letakkan, sehingga kita bisa tahu berapa jumlah terakhir yang tertera di dalam kartu, artinya jika barang di rak tidak sesuai dengan jumlah yang ada di kartu barang, maka kita akan berusaha mencarikan barang tersebut untuk pelanggan. akan tetapi dalam prakteknya penulisan kartu barang yang tertib dan rapi secara manual amat sulit untuk di laksanakan. Untuk itulah alasan pertama harus melakukan komputerisasi di dalam usaha toko bangunan adalah untuk mengetahui jumlah barang secara real time (saat itu juga). Artinya jika ada pelanggan yang melakukan pemesanan via telephone, kita akan mengetahui dengan persis berapa jumlah barang yang kita punya yang di pesan oleh pelanggan kita tersebut.

Gambar 1.

Tampilan jumlah barang pada modul persediaan yang bergerak sesuai data penjualan dan pembelian secara otomatis

1. Barang hilang (Seharusya ada berapa? sekarang tinggal berapa?)

Masalah berikutnya adalah kontrol barang yang berhubungan dengan kehilangan barang. Banyak hal sebagai penyebab hilangnya barang, mulai dari kesalahan hitung jumlah barang saat terjadi penjualan, (misal harusnya jual 2 buah akan tetapi diberikan 3 buah) sampai dengan kehilangan yang di sebabkan oleh kesengajaan para karyawan.

Jika variasi jenis barang yang ada hanya seratus atau dua ratus jenis, maka kemungkinan tidak akan ada masalah, akan tetapi kalau jumlah variasi jenis barang sudah mencapai angka lima ratus bahkan ribuan, maka tidak mungkin kita bisa mengontrol satu persatu jumlah barang dengan system manual. Ujung-ujungnya adalah kita menaruh kepercayaan yang tinggi pada karyawan kita agar tidak melakukan kecurangan, karena hanya itulah yang bisa dilakukan. Tapi dengan adanya system komputerisasi (seperti tampak pada gambar 1 diatas) seharusnya masalah ini dapat di hindari.

1. Retur barang

1. 1. Apa benar barang yang di retur dari kita?

Jika kita mempunyai pelanggan yang sudah lama berbisnis dengan kita, maka masalah retur barang adalah suatu hal yang biasa terjadi, masalah timbul jika pelanggan kita tidak begitu jujur dalam bisnis.

Biasanya pelanggan kita bukan hanya pelanggan kita sendiri, akan tetapi dia juga pelanggan dari toko lain (yang kemungkinan adalah pesaing kita), masalah timbul dari sini, pelanggan tersebut kadang menyertakan barang lain yang bukan beli dari toko kita kedalam daftar retur barangnya, sehingga jumlah piutangnya akan berkurang lebih banyak, atau uang yang harus kita kembalikan jadi lebih besar.

Untuk mengatasi hal itu di dalam system komputerisasi terdapat dua filter untuk mengatasi hal tersebut, pertama adalah dari daftar penjualan yang sudah terarsip dan yang kedua adalah informasi dari kartu barang, untuk melacak apakah barang itu dari kita atau bukan.

Gambar 2

Daftar penjualan yang otomatis ter arsip saat kita mencetak nota penjualan

Gambar 3.

kartu barang yang ada secara otomatis saat kita melakukan penjualan dan pembelian barang

1. 1. Dulu waktu beli di beri harga berapa?

Lain lagi cerita tentang pelanggan yang kurang jujur kali ini, jika diketahui bahwa toko kita belum terkomputerisasi, maka ada sebagian pelanggan yang mencoba keberuntungan dengan mengatakan bahwa dia dulu waktu beli pertama kali diberi harga murah, padahal sebenarnya tidak. Dengan harapan pada pembelian kedua ini pelanggan tersebut akan di beri dengan harga yang lebih murah daripada pembelian yang pertama. Sama seperti solusi dari maslah sebelumnya, maka dengan komputerisasi apabila pelanggan kita mengatakan hal tersebut, kita langsung bisa membandingkannya dengan kartu stock yang kita punya (lihat gambar 3)

Masalah piutang

1. Berapa besarnya piutang pelanggan Anda sebenarnya ?

saat jumlah pelanggan Anda (yang mempunyai piutang) sudah mencapai angka puluhan, maka masalah penghitungan total piutang untuk masing-masing pelanggan Anda tersebut akan menjadi semakin sulit, ini dikarenakan piutang tersebut nilainya terus naik turun dengan cepat, sebelum piutang yang pertama lunas, maka akan terdapat piutang berikutnya untuk penjualan yang lain, belum lagi satu atau dua dari beberapa tagihan piutang tersebut dibayar hanya setengahnya saja. lebih rumit lagi jika retur pelanggan mengurangi jumlah piutang pelanggan tersebut . Menangani satu pelanggan saja mestinya sudah cukup rumit, apalagi menangani puluhan pelanggan yang berbeda.

Masalah ini akan cukup merepotkan jika di kerjakan dengan cara manual, komputerisasi adalah solusi yang bisa di gunakan untuk mengatasi masalah ini. Dengan komputerisasi maka Anda bisa me” manage “ piutang Anda dengan baik. Dengan catatan Anda juga harus tertib dalam melakukan “entry“ pada data penjualan dan pembayaran piutang Anda.

Gambar 4 .

Modul piutang yang otomatis berasal dari penjualan

1. Kapan harus menagih?

Kembali ke masalah cash flow (arus kas) yang sudah kita singgung diatas, salah satu dari sumber kas masuk adalah dari pembayaran piutang yang dilakukan pelanggan, tapi apa yang terjadi jika manajemen piutang kita lemah. Kebanyakan pelanggan atau pebisnis mempunyai filosofi “Collect early pay later” artinya tagihlah dengan cepat dan bayarlah agak lambat. Jadi jika kita berada di bagian yang harus Collect early ( cepat menagih) akan tetapi kita tidak melakukannya dengan baik, maka para pelanggan kita akan pay later atau lambat membayar. Hal ini akan berdapak kurang baik pada arus kas kita. untuk itu dengan adanya komputerisasi maka hal ini bisa di hindari, lebih parah lagi jika sampai pelanggan Anda bertanya kepada Anda “Kenapa saya belum ditagih?”

Gambar 5 .

modul penagihan piutang yang terpilah berdasarkan tanggal dan berasal secara otomatis dari data penjualan

1. Pada saat pelanggan hutang lagi, sisa hutang yang lalu masih berapa?

Penting bagi kita untuk mengatur besarnya piutang para pelanggan kita. kita harus bisa menentukan dengan bijak kisaran hutang yang bisa di tanggung oleh pelanggan kita yang dapat mereka bayar. Jika hutang yang mereka punya terlalu besar dan mereka tidak sanggup membayarnya, maka hal itu akan menjadi bomerang bagi kita.

sulit dan merepotkan bagi kita untuk selalu bisa me ngecheck jumlah piutang pelanggan langsung saat mereka melakukan pembelian apabila kita melakukannya dengan cara manual, akan tetapi dengan komputerisasi hal itu akan menjadi lebih terkendali, karena modul penjualan bisa memberikan informasi besarnya piutang pelanggan tersebut saat itu juga, yaitu saat pelanggan tersebut melakukan pembelian

Gambar 6.

modul penjualan yang memberikan informasi tentang piutang pelanggan yang belum terbayar

Masalah kasir.

Masalah ini sebenarnya tidak terlalu besar, karena biasanya para pengusaha tidak begitu mempersoalkan masalah ini, atau biasanya masalah kasir (keuangan) di pegang sendiri oleh pemilik atau suami/istri pengusaha itu sendiri.

Akan tetapi lain ceritanya jika usaha toko bangunan ini di rencaankan untuk terus berkembang, misalnya bagaimana membuat cabang baru, atau bagaimana jika terdapat lebih dari satu kasir. Maka pertanyaan berikutnya yang timbul adalah

Berapa uang yang seharusnya di laporkan? Dan bagaiama kita mengkontrolnya bahwa laporan ini sudah benar?

Nah berangkat dari pertanyaan ini , maka yang Anda butuhkan bukan sekedar komputerisasi system Anda , akan tetapi juga komputerisasi akuntansi Anda yang sekaligus integrated (terpadu) dengan komputerisasi toko Anda.

Biasanya program-program akuntansi yang baik, akan menghasilkan jurnal-jurnal akuntansi dengan otomatis, sehingga Anda akan mendapat laporan keuangan secara otomatis juga sampai dengan laporan neraca dan rugi laba.

Gambar 7 .

Daftar Jurnal Otomatis yang berasal dari operasional, dari jurnal ini dapat dihasilkan laporan keuangan sampai dengan rugi laba dan neraca

Sebenarnya masih ada banyak alasan mengapa sebuah toko bangunan perlu di terapkan komputerisasi, akan tetapi cukup dari ulasan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa komputerisasi memang mutlak perlu di lakukan untuk toko-toko yang sudah mencapai taraf tertentu atau yang mempunya visi kedepan akan perkembangan tokonnya.

Bagaimana dengan toko Anda ? sudah di komputerisasi?

Artikel Radian Multi Prima